Tutorial EASY: Flow Lengkap Perusahaan Advertising

Pada kesempatan kali ini, kami akan memberikan sebuah tutorial terkait flow sebuah perusahaan. Kali ini yang akan menjadi pembahasan adalah bagaimana operasional transaksi perusahaan advertising dilakukan dengan software EASY. Flow lengkap perusahaan advertising ini akan dilakukan secara berurutan untuk memudahkan Anda semua. Ingin mengetahui langkah-langkahnya? Langsung saja simak tutorialnya di bawah ini.

Flow Lengkap Perusahaan Advertising

Perusahaan advertising biasanya menggunakan transaksi per proyek. Untuk flow lengkap perusahaan advertising bisa menggunakan minimal 4 modul yang ada di program Easy Accounting. Selain itu, bisa juga mengatur dan menambah list Project untuk membedakan laba rugi per project yang dijalankan. Berikut ini adalah langkahnya:

1. Tambah proyek dengan klik menu MASTER DATA lalu pilih PROJECT kemudian klik BARU (deretan menu yang ada di bawah) isi sesuai nama/kode proyek yang sudah diterima.

2. MODUL PERSEDIAAN: Untuk modul persediaan di perusahaan advertising, gunakan menu MODUL UTAMA lalu pilih PERSEDIAAN kemudian klik BARANG, lalu buat barang baru dengan tipe Non Inventory Part. Selain itu, bisa juga menggunakan 3 menu utama, yaitu:

a.  Penyesuaian Barang (fungsinya untuk menyesuaikan jumlah stok dengan hasil stok opname/cek stok riil) jika ada barang-barang stok.

b. Pindah Barang (digunakan jika di perusahaan ada lebih dari 1 gudang, untuk memindahkan dari gudang satu ke gudang yang lain, misalnya dari Gudang Perusahaan ke Gudang Proyek).

c. Pembiayaan Pesanan (untuk memproses barang-barang stock yang nantinya akan dijadikan HPP/ biaya per project).

3. MODUL PEMBELIAN: Untuk modul pembelian, mulai transaksi dari Permintaan Pembelian (biasanya dibuat oleh bagian gudang atau marketing). Pesanan Pembelian (biasanya dibuat oleh bagian purchasing). Penerimaan Barang (dibuat oleh bagian gudang ketika menerima barang dan surat jalan dari supplier/vendor) lalu pilih Faktur dari Penerimaan Barang (dibuat oleh bagian keuangan ketika Faktur/ Nota/ Invoice dari supplier/ vendor sudah diterima) Pembayaran Pembelian (dibuat oleh bagian keuangan ketika sudah melakukan pembayaran kepada supplier/ vendor). Bisa menggunakan Faktur Pembelian (dibuat oleh bagian keuangan ketika Faktur/ Nota/ Invoice dari supplier/ vendor sudah diterima) jika memang pembelian tersebut tidak menggunakan Surat Jalan.

4. MODUL PENJUALAN: Untuk modul penjualan di perusahaan advertising, biasanya hanya perlu menggunakan menu Faktur Penjualan (dibuat oleh kasir/ bagian keuangan) – Pembayaran Pembelian (dibuat oleh bagiak keuangan) – dan Retur Pembelian (jika memang ada retur/barang yang dikembalikan karena tidak sesuai dengan apa yang sudah dibeli).

5. MODUL BUKU BESAR: Untuk modul buku besar di perusahaan advertising, bisa menggunakan 3 menu utamanya, yaitu Jurnal Umum (untuk pencatatan Tarik Tunai dari Bank ke Kas, dan Setor Tunai dari Kas ke Bank), Pembayaran Lainnya (untuk pencatatan pengeluaran harian selain dari transaksi Pembelian), Penerimaan Lainnya (untuk pencatatan penerimaan dana selain dari transaksi penjualan).

Transaksi di Perusahaan Advertising

1. Buat Barang Baru dengan Tipe Non Inventory Part untuk jenis Project yang kita terima. Misalnya kita terima project pembuatan BALIHO. Pertama buat Detail Barang terlebih dulu.

Lalu buat Detail Akun.

2. Modul Pembelian: Di Modul Pembelian, dari keterangan yang sudah dijelaskan di awal, bisa input sesuai dengan flow kerja perusahaan, Misalnya, tidak perlu menggunakan Permintaan Pembelian, maka bisa langsung membuat PO di Menu Pesanan Pembelian. Lalu, jika ada surat jalan atau input di Penerimaan Barang, maka fakturnya wajib menggunakan Faktur dari Penerimaan Barang. Jika ada pembelian Cash Langsung ke toko Supplier/ Vendor, maka bisa setelah membuat PO langsung ke menu Faktu Pembelian.

3. Modul Penjualan: Di Modul Penjualan pada perusahaan advertising, biasanya hanya menggunakan menu Pesanan Penjualan (berdasarkan PO dari Customer), Faktur Penjualan dan Penerimaan Penjualan. Perbedaan transaksi pada perusahaan advertising biasanya adalah pada Penagihan yang di bagi menjadi beberapa termin, misalnya sistem penagihan untuk 1 project itu Penagihan pertama sebesar 40% dari nilai kontrak, kedua 30%, ketiga 20%, pelunasan 10%.

Yang pertama input PO dari customer/ pelanggan di Menu Pesanan Penjualan, jangan lupa untuk mengisi kolom Project. Contohnya:

Setelah input PO dari customer/pelanggan dan pekerjaan sudah mencapai 40%, maka kita hanya perlu mengganti Kts (Qty) dengan nilai persentase secara desimal, cara membuat tagihannya seperti berikut:

Untuk print/cetak nota/invoice dengan klik Pratinjau di deretan menu bagian bawah. Setelah cetak, saat terima pembayaran, input di Penerimaan Penjualan. Untuk tagihan selanjutnya tinggal sesuaikan pada kolom Kts (Qty) berapa persen yang mau ditagihkan. Seperti itu sampai dengan penagihan pelunasan.

4. Modul Buku Besar: Seperti yang sudah dijelaskan di awal, Jurnal Umum (untuk pencatatan Tarik Tunai dari Bank ke Kas, dan Setor Tunai dari Kas ke Bank), contohnya:

Tarik Tunai

Setor Tunai

Pembayaran Lainnya (untuk pencatatan pengeluaran harian selain dari transaksi Pembelian), Contoh Inputnya:

Penerimaan Lainnya (untuk pencatatan penerimaan dana selain dari transaksi penjualan). Contoh inputnya:

5. Modul Persediaan

Penyesuaian Barang (fungsinya untuk menyesuaikan jumlah stok dengan hasil stok opname/cek stok riil), contoh inputnya:

Ketika kuantitas berkurang (nilai penyesuaian tidak dicentang/ceklis).

Ketika kuantitas bertambah (nilai penyesuaian dicentang/ceklis).

Pindah Barang (digunakan jika di perusahaan ada lebih dari 1 gudang, untuk memindahkan dari gudang satu ke gudang yang lain). Contoh inputnya:

Pembiayaan Pesanan (untuk memproses barang-barang stock yang nantinya akan dijadikan HPP/biaya per project) contoh inputnya:

Simpan untuk melanjutkan Proses Finishing (bisa dengan Klik tombol Selanjutnya lalu klik lagi tombol Sebelumnya). Kemudian Klik Finishing.

Klik Simpan dan keluar. Lalu Roll Over klik Ya. Maka unit barang yang diproses tadi akan berkurang dari stok sesuai dengan jumlah qty dan nilainya (di contoh sebesar 162.000) dan akan dialokasikan menjadi HPP Lain-lain untuk Project Baliho.

Itulah langkah dan urutan untuk melakukan flow lengkap perusahaan advertising dengan software EASY 5. Semoga tutorial ini bisa membantu Anda semua, khususnya yang punya usaha di bidang periklanan. Terus ikuti situs ini untuk mendapat info dan artikel seputar Easy Accounting System.

Jika Anda ingin melihat video tutorial ini silakan ke bagian paling bawah artikel ini atau kunjungi channel YouTube resmi Easy Accounting System. Jangan lupa untuk like dan subscribe video di channel tersebut. Terima kasih dan sampai bertemu di tutorial lainnya.