Tutorial EASY: Flow Transaksi Perusahaan Retail

Easy Accounting System adalah software akuntansi yang komplet dan fleksibel. Fleksibel dalam arti bisa digunakan oleh beragam perusahaan dengan berbagai bidang dan level usaha. Dan pada artikel tutorial ini akan kami tunjukkan penggunaan software EASY untuk menggarap flow transaksi perusahaan retail.

Kami akan menampilkan seluruh transaksi di perusahaan retail secara urut dan komplet. Tanpa perlu berpanjang lebar lagi, mari simak pembahasannya di bawah ini.

Flow Transaksi Perusahaan Retail

Untuk melakukan transaksi lengkap di perusahaan retail di software EASY memerlukan empat modul yaitu:

1. Modul Pembelian: Untuk modul pembelian, mulai transaksi dari Permintaan Pembelian (biasanya dibuat oleh bagian gudang atau marketing), Pesanan Pembelian (biasanya dibuat oleh bagian purchasing), Penerimaan Barang (dibuat oleh bagian gudang ketika menerima barang dan surat jalan dari supplier/ vendor), Faktur Dari Penerimaan Barang (dibuat oleh bagian keuangan ketika Faktur/ Nota/ Invoice dari supplier/vendor sudah diterima), Pembayaran Pembelian (dibuat oleh bagian keuangan ketika sudah melakukan pembayaran kepada supplier/ vendor).

2. Modul Penjualan: Untuk modul penjualan di perusahaan retail, biasanya hanya perlu menggunakan menu Faktur Penjualan (dibuat oleh kasir), Pembayaran Pembelian (juga dibuat oleh kasir) dan Retur Pembelian (jika memang ada retur/ ada barang yang dikembalikan karena tidak sesuai dengan apa yang sudah dibeli).

3. Buku Besar: Untuk modul buku besar di perusahaan retail, bisa menggunakan 3 menu utamanya, yaitu Jurnal Umum (untuk pencatatan Tarik Tunai dari Bank ke Kas, dan Setor Tunai dari Kas ke Bank), Pembayaran Lainnya (untuk pencatatan pengeluaran harian selain dari transaksi Pembelian), dan Penerimaan Lainnya (untuk pencatatan penerimaan dana selain dari transaksi penjualan).

4. Modul Persediaan: Untuk modul persediaan di perusahaan retail bisa menggunakan 4 menu utama, yaitu Penyesuaian Barang (fungsinya untuk menyesuaikan jumlah stock dengan hasil stock opname/ cek stock riil), Pindah Barang (digunakan jika di perusahaan ada lebih dari 1 gudang, untuk memindahkan dari gudang satu ke gudang yang lain), Pengelompokan Barang (menu ini digunakan jika misalnya ingin ada Paket Penjualan, penjualan beberapa item sekaligus dengan harga spesial), dan Pembiayaan Pesanan (jika mungkin ada barang yang rusak dan ingin dijadikan biaya atau kerugian).

Setelah mengetahui modul-modul yang digunakan, langsung saja menuju ke langkah-langkahnya.

Modul Pembelian

1. Pertama, bagian Gudang mengajukan Permintaan Pembelian karena stok habis atau sudah menipis jumlahnya. Berikut contoh penginputan Permintaan Pembelian:

2. Lalu, bagian purchasing membuat PO untuk supplier/vendor dengan cara Tarik data dari Permintaan Pembelian. Langkahnya, Isi Nama Vendor, Pastikan No, PO dan Tanggal Terisi, Tarik data Permintaan Pembelian. Contoh penginputannya:

3. Lalu isi harga sesuai penawaran dari supplier/vendor:

4. Langkah selanjutnya adalah Penerimaan Barang, Anda hanya perlu tarik data dan disesuaikan dengan jumlah yang diterima. Contohnya jumlah barang yang diterima sesuai dengan yang sudah dipesan:

5. Ketika nota/faktur/invoice dari supplier/vendor sudah diterima, lalu input di menu Faktur dari Penerimaan Barang.

6. Ketika sudah melakukan pembayaran, maka input datanya di menu Pembayaran Pembelian dengan cara isi kolom pemasok, No. Pembayaran, Cek tanggal, input kolom Bank sesuaikan dengan dari akun mana Anda membayarnya, bisa Kas bisa Bank. Lalu centang/ checklist nota/ faktur/ invoice mana yang sudah dibayarkan. Contohnya seperti ini:

Modul Penjualan

Di Modul Penjualan pada perusahaan retail, biasanya hanya menggunakan menu Faktur Penjualan dan Penerimaan Penjualan.

1. Yang pertama, input penjualan di menu Faktur Penjualan. Contohnya kita menjual barang yang tadi sudah dibeli di modul pembelian:

2. Untuk print/cetak Nota/Invoice dengan klik Pratinjau di deretan menu bagian bawah. Setelah cetak, klik Terima Pembayaran saat pembayaran dari Customer/ Pelanggan sudah diterima lalu klik Simpan dan Keluar. Contoh input Penerimaan Penjualan:

Buku Besar

Seperti yang sudah dijelaskan di awal, Jurnal Umum fungsinya untuk pencatatan Tarik Tunai dari Bank ke Kas dan Setor Tunai dari Kas ke Bank. Berikut ini flow transaksinya:

Tarik Tunai

Setor Tunai

Pembayaran Lainnya

Penerimaan Lainnya

Modul Persediaan

Penyesuaian Barang

Fungsinya untuk menyesuaikan jumlah stok dengan hasil stok opname/cek stok riil. Begini cara inputnya:

Catatan: jika kuantitas berkurang nilai penyesuaian tidak diberi centang (v).

Catatan: jika kuantitas bertambah nilai penyesuaian diberi tanda centang (v).

Pindah Barang

Digunakan jika di perusahaan ada lebih dari 1 gudang, fungsinya untuk memindahkan dari gudang satu ke gudang yang lain.

Pengelompokan Barang

Menu ini digunakan jika misalnya ingin ada Paket Penjualan, penjualan beberapa item sekaligus dengan harga spesial. Begini cara inputnya:

1. Pilih barang yang akan dijadikan paket penjualan.

2. Buat nota/fakturnya.

3. Hasilnya akan menjadi seperti gambar di bawah ini. Selanjutnya tinggal Print di Pratinjau lalu Terima Pembayaran untuk pelunasannya.

Pembiayaan Pesanan

Jika ada barang yang rusak dan ingin dijadikan biaya atau kerugian. Simpan untuk melanjutkan proses Finishing (bisa dengan klik tombol Selanjutnya lalu klik lagi tombol Sebelumnya) kemudian klik Finishing.

Simpan untuk melanjutkan proses Finishing (bisa dengan klik tombol Selanjutnya lalu klik lagi tombol Sebelumnya) kemudian klik Finishing.

Klik Simpan dan Keluar. Lalu Roll Over klik YA. Maka 1 unit barang yang diproses tadi akan berkurang dari stock dan nilainya (dicontoh sebesar 750.000) akan menjadi biaya lain-lain.

Itulah flow lengkap perusahaan yang bergerak di bidang retail dengan memakai software Easy Accounting System. Selain artikel ini masih ada banyak flow transaksi lain yang bisa dibaca di situs ini, misalnya flow transaksi perusahaan pariwisata, flow perusahaan kelapa sawit dan lain-lain.

Kami juga mempunyai tutorial dalam bentuk video. Anda bisa melihatnya di YouTube pada channel resmi kami, ketik Easy Accounting System di kolom search YouTube. Sekian tutorial dari kami, sampai jumpa di artikel berikutnya.

Link video tutorial flow perusahaan retail: https://bit.ly/2XFn3lq